1. Những kiến thức chuyên môn cần có của một nhân viên hành chính văn thư:
Những người công tác tại vị trí hành chính văn thư cần có các kỹ năng chuyên môn như:
- Hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao
- Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu
- Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác
- Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại
2. Các kỹ năng quản lý
- Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý
- Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng
- Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết
- Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý
3. Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm
- Kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản
- Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức
- Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hòa với mọi người và biết tự kiềm chế mình
- Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống
- Có khả năng nhớ chính xác, các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, địa dư, số liệu
- Cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh
- Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc
- Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục
4. Kỹ năng vi tính, tin học
Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là phải giỏi về các kỹ năng như những chuyên gia. Nhưng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời…
5. Khả năng nhạy bén trong công việc
Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin. Vậy người đảm nhận công việc này phải là những người khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Phải nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và giải quyết vẫn đề đó sao cho hợp lý nhất
Tổng hợp
